English
Etika Mengirim Email yang Wajib Superkids Tahu
Era digital membuat banyak hal jadi lebih mudah. Komunikasi, misalnya. Jarak dan biaya bukan lagi penghalang untuk Superkids tetap terhubung dengan teman-teman di berbagai negara. Telepon yang dulunya hanya ada di rumah, sekarang bisa ditenteng ke mana-mana. Pesan singkat yang dulu berupa SMS berbayar pun, sekarang berganti instant messaging gratisan dengan fitur lebih lengkap.
Bahkan, surat yang dulu tuh harus ditulis manual dan dikirim pakai perangko (tanya Mommy kalau gak percaya), kini jauh lebih praktis berkat surat elektronik alias email. Superkids mungkin punya beberapa alamat email dari provider berbeda. Tapi, sebelum terlambat, pahami dulu etika dasar pemakaian email yang berlaku untuk segala usia dan berbagai urusan ini.
1. Gunakan Nama yang Benar. Penting bagi Superkids memiliki email, yang dari username-nya aja bakal ketahuan siapa dia. Idealnya sih memang pakai nama asli. Tapi kalau nama itu udah ada yang gunakan, Superkids bisa modifikasi dikit dengan nambahin titik atau angka. Misalnya febby.utami@gmail.com, febby_utami05@yahoo.com, atau febbyutami05@outlook.com. Ngotot pakai nama-nama seperti pinklicious@live.com, pikachuishere@yahoo.com, atau ilovebutterfly@gmail.com, bakal bikin email Superkids berisiko nggak dibuka, karena disangka bulk mail. Penggunaan nama yang benar ini jadi dua kali lebih penting kalau email dipakai untuk urusan penting. Seperti mengirim tugas sekolah dan berkas pengajuan beasiswa.
2. Selalu Tulis Subyeknya. Judul merupakan bagian penting sebuah email. Dari judul aja, orang bisa tahu informasi apa yang ada dalam kiriman itu. Makanya, semua email sebaiknya punya judul subyek, meski untuk urusan yang nggak penting. Bila dikosongin, bisa-bisa yang terima nggak terlalu perhatian sama email kiriman Superkids.
3. Pakai Huruf Standar. Gak peduli sekeren apa font yang biasa Superkids pakai di PC atau laptop, jangan pernah maksa menggunakannya juga untuk kirim email. Bukan apa-apa. Huruf yang nggak umum itu belum tentu terinstal di komputer penerima. Kalau ini yang terjadi, semua tulisan dalam email Superkids nggak bakal kebaca sama sekali. Percuma, kan? Hindari juga hiasan-hiasan nggak penting, kayak pemakaian highlight dan warna huruf. Email sebaiknya menggunakan huruf hitam karena paling terbaca di antara warna lainnya.
4. Hindari Salah Ketik dan Bahasa Alay. Gunakan bahasa yang baik, tanda baca yang benar, dan tata bahasa yang sopan. Bukan berarti menulis email harus dengan gaya bahasa yang kaku, ya. Tulisan yang salah -baik nggak sengaja atau memang sengaja dibikin begitu- memberi kesan negatif tentang Superkids pada si penerima email. Jangan pula mengetik pakai huruf gede semua, apalagi dengan tanda seru atau tanda tanya bertubi-tubi. So, penting banget ngecek judul maupun isi buat mastiin nggak ada typo, sebelum menekan tombol Send.
5. Beri Nama File Attachment. Mau kirim gambar, video, atau berkas tulisan? Pastiin dulu file-nya udah di-rename sesuai isinya, ya. Yang nerima bakalan ilfil juga kalau nama-nama file itu gak jelas, misalnya 022325kjsdgbs.pdf, atau 20165_8700.jpg.
6. Balas Secepatnya. Notifikasi email masuk bisa diterima lewat smartphone. Jadi, harusnya sih nggak ada alasan lagi untuk lambat membalas email penting, ya. Sempetin deh membalas email dalam waktu 24-48 jam sejak diterima. Kalau Superkids lagi gak bisa membalas email cepat-cepat (karena sedang musim ulangan, persiapan ujian, atau liburan di wilayah krisis sinyal), manfaatin fitur auto responder yang ada di hampir semua layanan email.
7. Nggak Harus Reply All. Email bisa diterima oleh beberapa orang sekaligus, misalnya teman sekelas. Membalas email borongan gini gak harus selalu borongan. Kalau Superkids memilih tombol Reply All, yang bakal baca balasan itu bukan hanya pengirim aslinya, melainkan semua orang lain yang ikut menerima email. Reply All harusnya dipakai kalau isi pesan memang perlu diketahui oleh semua. Kalau enggak, cukup klik tombol Reply biar balasan hanya akan terbaca oleh si pengirim pertama.
8. Tahu Fungsi CC dan BCC. Di dekat kotak tujuan selalu ada kolom CC dan BCC. Banyak yang tahu apa maksudnya, tapi tetap aja sering kurang tepat menggunakannya. CC (carbon copy) dipakai kalau Superkids mengirim email yang sama ke orang lain, dan ingin para penerima saling tahu tentang itu. Mereka bisa lihat, siapa aja sih yang dapat kiriman email tersebut. BCC (blind carbon copy) digunakan kalau Superkids ngirim email ke beberapa orang dan ingin mereka mengira sebagai satu-satunya penerima email. Setiap penerima dalam kolom BCC hanya bisa melihat alamat email mereka sendiri, nggak bakal tahu kalau email itu juga dikirim ke alamat lain. Ini sekaligus buat menjaga privasi pengirim tentang alamat email mereka.
HAFIDA INDRAWATI
FOTO: ISTOCK
